Tietosuojaseloste ja evästekäytäntö

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Oy SV Vacuumservice Ab (”Vacuumservice”) käsittelee Vacuumservicen yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden (mukaan lukien potentiaaliset asiakkaat ja yhteistyökumppanit) henkilötietoja. Tässä tietosuojaselosteessa edellä mainittuja henkilöitä voidaan kutsua myös termillä ”rekisteröity”. Evästekäytännössä kerrotaan, miten ja mitä evästeitä verkkosivuilla vierailevilta käyttäjiltä kerätään.

Tietosuojaseloste ja evästekäytäntö on päivitetty [31.8.2021].

Oy SV Vacuumservice Ab:n yritysasiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Oy SV Vacuumservice Ab
Y-tunnus 0545906-4
www.vacuumservice.fi
Kutomotie 18
00380 Helsinki

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Maria Söderlund-Kroath
c/o Oy SV Vacuumservice Ab
Puhelin: +358 50 540 9829
Sähköposti: maria.soderlund-kroath@vacuumservice.fi

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitus

Vacuumservice käsittelee henkilötietoja seuraavilla perusteilla ja seuraavaan tarkoitukseen:

Sopimus: Vacuumservice käsittelee rekisteröidyn antamia tietoja täyttääkseen sopimuksen palvelusta, jonka rekisteröity on tilannut. Ilman edellä mainittuja tietoja Vacuumservice ei voi tarjota palveluitaan rekisteröidyn pyynnön mukaisesti, käsitellä tilauksia, mahdollistaa kirjautumista asiakastilille, varmentaa asiakastapahtumia, pitää yhteyttä asiakkaaseen sopimukseen liittyvissä asioissa, tarjota teknistä tukea tai laskuttaa palveluistaan.

Suostumus: Vacuumservice pyytää käyttäjältä suostumuksen evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden hyödyntämiseen. Vacuumservice voi pyytää rekisteröidyltä suostumuksen myös siinä tilanteessa, että käsittelyn tarkoitukset muuttuisivat. Lisäksi Vacuumservice voi rekisteröidyn suostumuksella käsitellä myös muita asiakassuhteeseen liittyviä henkilötietoja.

Oikeutettu etu: Vacuumservice käsittelee tietoja liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittämiseen, väärinkäytösten estämiseen ja selvittämiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseen ja puolustamiseen, palveluiden käytön analysointiin, profilointiin, segmentointiin sekä sisältöjen, mainonnan ja markkinointiviestien kohdentamiseen, sekä puhelimitse tai postitse tapahtuvaan taikka työtehtävien perusteella kohdistettuun markkinointiin. Nämä tarkoitukset ovat Vacuumservicen liiketoiminnan kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja rekisteröidyn ja Vacuumservicen välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten Vacuumservicen oikeutetun edun mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.

Lakisääteinen velvoite: Kun Vacuumservice on velvoitettu säilyttämään joitakin rekisteröidyn henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä, perustuu niissä tapauksissa käsittely lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Käsiteltävät tiedot

Vacuumservice käsittelee rekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• Yhtiön perustiedot, kuten nimi, y-tunnus, postiosoite, käyntiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• Yhtiön päättäjän ja/tai yhteyshenkilön perustiedot, kuten nimi, asema tai ammatti, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
• Asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiointikieli, asiakasnumero, hankitut palvelut, toimitusajankohdat, muut palveluiden toimituksiin liittyvät tiedot, reklamaatiotiedot, sopimukseen liittyvät myyjätiedot, palveluiden käyttöön liittyvät tunnistautumistiedot ja tiedot palveluiden sekä tarjottujen etujen käytöstä;
• Laskutukseen, maksusuoritukseen ja perintään liittyvät tiedot;
• Tiedot suoramarkkinointisuostumuksista ja -kielloista;
• Tiedot toivotuista yhteydenpitomuodoista ja tietojen muutostiedot;
• Verkkosivuilla vierailevan henkilön IP-osoite, laitetunnus ja evästeet;
• Tiedot verkkopalveluun kirjautumisesta; tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot;
• Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot;
• Kaupparekisterin ja muiden rekistereiden tietojen perusteella muodostetut kohdentamistiedot; ja
• Rekisteröidyn suostumuksella muita tietoja.

Tietojen lähteet

Tiedot kerätään säännönmukaisesti sopimusten tekemisen yhteydessä, rekisteröityjen alkaessa käyttää Vacuumservicen tarjoamaa palvelua, palveluiden käytön yhteydessä tai muutoin rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä. Lisäksi tietoja voidaan kerätä hyödyntämällä evästeitä tai muita vastaavia tekniikoita.

Tietojen luovuttaminen sekä tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Vacuumservice voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa Vacuumservicen yhteistyökumppaneille, jotta Vacuumservice pystyy toimittamaan tarjoamansa palvelut.

Yrityksiä edustavien henkilöiden osalta Vacuumservice voi käyttää henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhdessä yhteistyökumppaniensa kanssa, ellei rekisteröity ole nimenomaisesti kieltänyt henkilötietojensa käytön näihin tarkoituksiin.

Vacuumservice hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä sen lukuun toimivia alihankkijoita. Henkilötietoja tallennetaan IT-palveluntarjoajien hallinnoimille ja suojaamille palvelimille. Vacuumservice on huolehtinut alihankkijoidensa kanssa asianmukaisesta tietosuojasta laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset.

Vacuumservice ei lähtökohtaisesti siirrä rekisteriin sisällytettyjä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin. Vacuumservicen tukipalveluihin (esim. taloushallinto ja sähköposti) käyttämät palveluntarjoajat voivat kuitenkin siirtää henkilötietoja IT-ympäristöihin, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueen ulkopuolella. Vacuumservice sekä Vacuumservicen käyttämät palveluntarjoajat varmistavat siinä tapauksessa, että siirrettäviä henkilötietoja suojataan asianmukaisesti voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietojen suojaus ja säilytys

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, jotka ovat asianmukaisesti suojattuna ja joihin pääsevät käsiksi ainoastaan ennalta määritellyt henkilöt

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain sellaiset työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Vacuumservice säilyttää tietoja niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelemistä varten. Henkilötiedot poistetaan, kun tietoihin liittyvät toimenpiteet, velvollisuudet ja vastuut ovat loppuneet ja asiakkaaseen tai palvelusuhteeseen liittyvä vaatimusaika on kulunut. Tietojen säilytysaika on tyypillisesti 6–10 vuotta.

Tietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi Vacuumservice huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Tällaiset tiedot oikaistaan tai hävitetään viipymättä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus tarkastaa rekisteriin talletetut tietonsa ja oikeus vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisemista tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus, kun Vacuumservice käsittelee tietoja suostumuksen perusteella. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta sellaisen käsittelyn laillisuuteen, joka tehtiin ennen suostumuksen peruuttamista.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tai pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa profilointia ja muuta häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Tätä koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn kuuluu yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustetaan.

Kaikki rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt on lähetettävä kirjallisesti Vacuumservicen edellä mainitulle yhteyshenkilölle.

Muutokset selosteeseen ja evästekäytäntöön

Vacuumservice varaa oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta sekä evästekäytäntöään. Päivitetty versio tietosuojaselosteesta ja evästekäytännöstä julkaistaan Vacuumservicen verkkosivuilla. Jos muutokset ovat merkittäviä, Vacuumservice voi ilmoittaa rekisteröidyille muutoksista myös muilla tavoin, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia tai asettamalla tiedotteen verkkosivuilleen. Vacuumservice suosittelee rekisteröidyille, että he käyvät säännöllisesti Vacuumservicen verkkosivuilla tutustumassa viimeisimpään versioon Vacuumservicen tietosuojaselosteesta ja evästekäytännöstä. 

Evästekäytäntö

Vacuumservicen verkkosivuilla käytetään evästeitä (cookies). Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle.

Vacuumservice ja yhtiön yhteistyökumppanit käyttävät evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita verkkosivuston ylläpitoon ja kehittämiseen, käyttökokemuksen parantamiseen ja analysointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin.

Evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla kerätään tietoja siitä, miten ja milloin palveluita käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä verkkosivuja käyttäjä on selannut, mikä on käyttäjän IP-osoite, sekä käyttäjän laitteeseen liittyviä tietoja (kuten selain, näytön tarkkuus, laitteen käyttöjärjestelmä ja sen versio).

Vacuumservicen verkkosivuilla voidaan käyttää seuraavia, erityyppisiä evästeitä:

Välttämättömät evästeet: Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston moitteettomalle toiminnalle ja mahdollistavat hyvän käyttökokemuksen. Nämä evästeet eivät kerää tietoja, joiden avulla on mahdollistaa tunnistaa käyttäjä.

Toiminnalliset evästeet: Näiden evästeiden avulla on mahdollista tallentaa tietoja, jotka vaikuttavat sivujen ulkoasuun tai toimintoihin. Nämä evästeet huomioivat esimerkiksi käyttäjän kieliasetukset tai maantieteellisen alueen.

Tilastolliset ja analyyttiset evästeet: Näiden evästeiden avustuksella verkkosivuston omistaja ymmärtää, kuinka käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivujen kanssa. Evästeiden avulla on mahdollista parantaa verkkosivuston toimivuutta.

Vacuumservicen palveluissa saattaa olla ns. kolmansien osapuolien evästeitä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Vacuumservicen ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia (esimerkiksi Google Analytics). Nämä ns. kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa Vacuumservicen palveluissa esimerkiksi tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Pyrimme sopimusjärjestelyin takaamaan, että nämä kolmannet osapuolet noudattavat kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä alan itsesääntelyohjeistuksia.

Vacuumservice käyttää sekä istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat, kun käyttäjä sulkee verkkoselaimen, sekä pysyviä evästeitä, jotka säilyvät käyttäjän laitteella tietyn ajan tai kunnes käyttäjä poistaa ne. Pysyvien evästeiden voimassaoloaika vaihtelee, tyypillisesti muutamasta kuukaudesta muutamaan vuoteen, ellei käyttäjä itse poista pysyviä evästeitä sitä ennen.

Evästeiden käytön voi halutessaan kytkeä pois internet-selaimen asetuksista, mutta verkkosivut eivät välttämättä toimi poiskytkemisen jälkeen oikein. Lisäksi evästeiden asetuksia voi muuttaa ns. evästeikkunasta sivustolle tultaessa.

Käytössä olevat evästeet:

Välttämättömät evästeet

Google Analytics

Leedfeader